Pemohon informasi publik dapat mengajukan permohonan secara tertulis maupun melalui media elektronik, seperti email, platform layanan publik yang disediakan oleh PPID, atau formulir daring (online).
Pemohon diwajibkan untuk menyertakan identitas diri yang sah, yaitu KTP atau tanda pengenal lainnya, serta menjelaskan informasi yang diminta dengan jelas, termasuk tujuan penggunaan informasi tersebut.
Permohonan informasi publik harus disampaikan dengan format yang jelas dan lengkap untuk memudahkan PPID dalam menanganinya. Pemohon dapat memilih cara memperoleh informasi (melihat, mencatat, atau memperoleh salinan dokumen).
Pendaftaran Permohonan
Setelah menerima permohonan informasi, PPID wajib memberikan nomor pendaftaran kepada setiap permohonan yang diajukan. Nomor ini digunakan untuk memudahkan pelacakan dan monitoring terhadap status permohonan.
Nomor pendaftaran diberikan pada saat permohonan diajukan, baik secara manual (jika permohonan diajukan langsung) atau melalui sistem elektronik (jika permohonan diajukan secara online).
Verifikasi Permohonan
PPID akan memverifikasi kelengkapan dan keabsahan permohonan informasi yang diajukan oleh pemohon.
Jika informasi yang diminta tersedia dan tidak termasuk dalam informasi yang dikecualikan, PPID akan mulai memproses permohonan tersebut.
Jika permohonan tidak lengkap atau ada kekurangan dalam identitas pemohon, PPID wajib memberitahukan pemohon untuk melengkapi kekurangan tersebut.
Proses Penanganan Permohonan
PPID SKIPM Merauke wajib memproses setiap permohonan informasi yang diterima dengan cepat, tepat, dan tidak berbelit-belit.
Informasi publik yang diminta harus disampaikan dalam format yang mudah dipahami dan dapat diakses oleh pemohon. Pemohon juga berhak memilih cara menerima informasi, baik secara langsung, melalui salinan fisik, maupun salinan elektronik.
Waktu Respon terhadap Permohonan
PPID wajib memberikan tanggapan atau jawaban terhadap permohonan informasi publik dalam waktu maksimal 10 (sepuluh) hari kerja sejak tanggal permohonan diterima.
Jika PPID membutuhkan waktu tambahan untuk memproses permohonan, PPID dapat memperpanjang waktu tanggapan hingga 7 (tujuh) hari kerja dengan memberikan pemberitahuan tertulis kepada pemohon mengenai alasan perpanjangan waktu tersebut.
Alasan perpanjangan waktu dapat mencakup hal-hal seperti volume informasi yang diminta sangat besar, atau informasi yang diminta memerlukan koordinasi dengan unit atau instansi lain.
Pemberitahuan Hasil Permohonan
Jika informasi yang diminta tersedia, PPID akan memberikan pemberitahuan kepada pemohon terkait jenis informasi yang diberikan, format informasi (elektronik atau cetak), serta cara memperoleh informasi tersebut.
Jika permohonan informasi ditolak, PPID wajib memberikan alasan penolakan secara tertulis, termasuk mengacu pada dasar hukum yang berlaku, seperti pengecualian berdasarkan Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik atau hasil pengujian konsekuensi.
Biaya Pelayanan Informasi
PPID dapat menetapkan biaya tertentu jika pemohon meminta informasi dalam bentuk salinan fisik atau penggandaan dokumen. Biaya ini hanya mencakup biaya penggandaan dokumen dan pengiriman, tanpa tambahan biaya administrasi.
Biaya yang dikenakan harus transparan dan disampaikan kepada pemohon sebelum informasi disediakan. Pemohon juga memiliki pilihan untuk menerima informasi dalam format elektronik untuk menghindari biaya penggandaan fisik.
Dokumentasi dan Register
Setiap permohonan informasi yang masuk, termasuk tanggapan yang diberikan, harus didokumentasikan dalam sistem register permohonan informasi.
Register ini berfungsi sebagai alat monitoring dan evaluasi bagi PPID dalam mengelola dan menyelesaikan permohonan informasi publik.
